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一、员工入职时档案怎么办理

员工纸质档案

员工档案的建立应以纸质档案为主。员工档案的建立应该自员工应聘起始，员工办理入职手续时正式建立。各企业可以根据自己的公司人员情况选择按部门建档和按人员分别建档的方式建立员工档案。

员工档案中必须具备的内容有员工应聘入职登记表(资料必须填写完备，有明确的联系方式、家庭住址、紧急联系人、身份信息与员工提供相关资料必须一致)、员工身份证复印件、岗位必须的执业资格复印件、原单位离职证明等信息、健康证明(体检报告)等、经公司及员工签字确认的员工入职定薪调薪表、劳动合同等;公司可按要求要求员工提供学历证明、职称证明等其它资料。

实际操作中，建议为员工单独建档，为方便管理可按部门分类保管，一方面按部门分类管理，便于资料的查询;为员工单独建档有利于随着员工在企业中不断成长，在调薪、升职、调岗等资料不断增加的情况下员工档案的方便管理和保存。

纸质资料的保存，更多体现的是原始资料的管理，是员工在企业中工作的原始证明资料，所以必须何以、妥善保存，不允许任何性质的损坏和修改。同时，作为员工私人信息，企业必须注重信息保密工作，不得将相关资料借阅给任何非相关人员阅览。

二、相关法规

用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况;用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财如实物。

用人单位违反本法规定，扣押劳动者居民身份证等证件的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并依照有关法律规定给予处罚。如果劳动者在工作过程中被侵权，可以依靠法律手段维护自己合法权益。

用人单位违反本法规定，以担保或者其他名义向劳动者收取财物的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并以每人五百元以上二千元以下的标准处以罚款;给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。

在其中，大家需要注意的是：刚入职时，找自身定位，明确自己该做什么不该做什么，不越俎代庖，也不明哲保身。做好自己的同时才想着如何帮助别人。大家如果还需要其他法律方面的帮助，欢迎到蓝箭律师网进行法律咨询，蓝箭律师网会给你最专业的答复。

员工入职时档案怎么办理拓展阅读

新员工入职流程

目的

1　将新员工顺利导入现有的组织结构和企业文化氛围之中。员工被录用初期通常是最重要的时期，正是在这个时期员工形成了工作态度、工作习惯，并为将来的工作效率打下基础。

2　向新员工介绍其工作内容、工作环境及相关同事，使其消除对新环境的陌生感，尽快进入工作角色。

3　在试用期内对新员工工作的跟进与评估，为转正提供依据。

范围：适用于所有进入企业的新员工。

人力资源部

1　应聘人员的《员工履历表》由总经理签署后，人力资源部负责通知员工报到。

2　新员工报到日，人力资源部根据《新员工入职手续清单》为其办理相关事项。

3　通知新员工报到时应提交：1寸彩照2张及底片；毕业证书、学位证书、职称证书、身份证原件及复印件。

4　其它部门在新员工入职一周内为其办好公司邮箱地址。

所在部门

1　由其所在部门直接负责人确认其座位，确认其职位。

2　员工所在部门为其确定导师，在入职当天和入职培训中介绍。

作业内容

人力资源部办理入职手续

1　填写《员工履历表》。

2　发放向新员工介绍公司情况及管理制度的《新员工入职告知书》，使其具备基本企业的工作知识，要求其通过企业内部网络了解进一步情况。

3　按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续。

4　与新员工签署《劳动合同》。

5　确认该员工调入人事档案的时间。

6　向新员工介绍管理层。

7　带新员工到部门，介绍给部门负责人。

8　将新员工的情况通过E-mail和公司内部刊物向全公司公告。

9　更新员工通讯录。

　由部门办理部分

1　人力资源部带新员工到部门后，由部门安排参观部门，并介绍部门人员及其他部门相关人员。

2　由直接经理向新员工介绍其岗位职责与工作说明。

3　部门应在例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。

入职培训

1　由人力资源部定期组织新员工培训，培训内容包括：公司介绍、公司各项制度、业务基础知识知识等。

2　不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企业文化、各部门职能与关系等方面的培训。

满月跟进

新员工入职满一个月左右时，由人力资源部对其进行跟进。形式：面谈。内容：主要了解其直接经理对其工作的评价；新员工对工作、直接经理、公司等各方面的看法。

转正评估

　新员工工作满三个月时，由人力资源部安排进行转正评估。员工对自己在试用期内的工作进行自评，由直接经理对其进行评估。直接经理的评估结果将对该员工的转正起到决定性的作用。

相关文件《薪酬管理制度》《员工履历表》

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